6 Cách tận dụng thời gian trống tại văn phòng để làm việc hiệu quả hơn

Mỗi ngày làm việc, bạn sẽ luôn có những khoảng thời gian trống ngắn ngủi như khi vừa hoàn thành xong một dự án, vài phút trước buổi họp hay sau giờ ăn trưa… Tổng hợp lại, bạn sẽ dành ra được ít nhất là khoảng 30 phút rảnh rỗi mỗi ngày. 

Hãy học cách tận dụng những khoảng thời gian này vào việc phát triển bản thân hay cải thiện năng suất làm việc. Dưới đây là những gợi ý bạn có thể làm ngay bây giờ.

1. Sắp xếp lại công việc

Vào thời điểm quan trọng, nếu mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, bạn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội quý giá. Vì vậy hãy tranh thủ thời gian rảnh này để sắp xếp khoa học lại các tài liệu hay email công việc.

Ngoài ra, việc sắp xếp các đầu việc theo thứ tự hợp lý là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Hãy tìm hiểu mô hình quản lý thời gian - Time Management Matrix. Theo mô hình này, bạn có thể phân loại công việc của mình thành nhóm theo các tiêu chí: quan trọng, khẩn cấp, không quan trọng, không khẩn cấp. Sau khi chia công việc vào từng nhóm, bạn sẽ biết việc nào mình cần làm trước và việc nào mình có thể thong dong hoàn thành sau.

2. Đánh giá hiệu quả công việc

Hãy tập thói quen đánh giá công việc thường xuyên. Ví dụ nếu bạn vừa hoàn thành xong một dự án hoặc nhiệm vụ sếp giao, hãy tự đặt ra các câu hỏi: 

• Cách phân bổ thời gian cho từng khâu đã tối ưu? 
• Có cần làm gì khác đi để cải thiện kết quả không? 
• Có cần nhờ đến sự hỗ trợ của các bộ phận khác hay không?

Thông thường nếu cứ mải mê vùi đầu vào công việc và không tự đánh giá lại, bạn sẽ dễ mắc phải những cái bẫy sau:

• Cái bẫy của sự trì hoãn (procrastination) hay làm việc chóng vánh (precrastination). Một cái là mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết để hoàn thành công việc. Một cái là dành không đủ thời gian cho một nhiệm vụ. Dù là cái bẫy nào thì cũng đem lại cùng hậu quả là kéo lùi năng suất làm việc.
• Cái bẫy của sự ù lì ( hiệu quả công việc của bạn từ ngày này sang ngày khác đều giống nhau, không có sự cải thiện).

Bạn có thể tìm đọc cuốn “Sức mạnh của thói quen” viết bởi Charles Duhigg. Quyển sách này sẽ giúp bạn nhận ra những hành động đã trở thành thói quen hàng ngày (đặc biệt là các thói tốt) để biết cách điều chỉnh hợp lý.

3. Xây dựng các mối quan hệ công việc

Xây dựng network (mạng lưới quan hệ) sẽ giúp bạn được hỗ trợ nhiều hơn trong công việc hàng ngày. Ngoài ra các mối quan hệ này cũng giúp bạn nắm bắt các xu hướng trong ngành, mở ra cho bạn cơ hội xây dựng thương hiệu cá nhân, hay thậm chí là tìm đến các con đường sự nghiệp hấp dẫn. 

Có nhiều phương thức networking cho những đối tượng khác nhau. Nếu bạn không giỏi ngoại giao và ngại các cuộc hội thoại trực tiếp, hãy thử các phương thức networking online như nói chuyện qua LinkedIn, email hay công cụ giao tiếp khác như Slack, Facebook,...

Còn nếu tự tin với khả năng giao tiếp của mình, hãy tận dụng vài phút trống trước giờ nghỉ trưa hay chuyển tiếp giữa các cuộc họp để hỏi thăm đồng nghiệp, đối tác.

Hãy chắc rằng bạn biết hoặc hiểu những thông tin cơ bản về đối phương như tên, độ tuổi, chức vụ để đảm bảo không gây ra hiểu lầm khi nói chuyện.

Ngoài ra, trong buổi networking, hãy dẫn dắt cuộc hội thoại bằng những câu hỏi mở và hỏi thăm về công việc, dự án bạn đang làm với người đó hoặc những điều liên quan đến môi trường làm việc để tìm ra mối quan tâm chung. Khi đã thân thiết hơn, bạn có thể nói đến những chủ đề ngoài lề như gia đình, sở thích,... để xây dựng mối quan hệ lâu dài.

4. Thư giãn 

Làm việc liên tục nhiều giờ mà không nghỉ ngơi sẽ khiến não bộ bạn thiếu oxy và mất năng lượng. Các báo cáo đã cho thấy việc nghỉ ngơi 15 phút sau nhiều giờ làm việc liên tục sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. 

Bạn có thể lên mạng hoặc YouTube để tìm kiếm những từ khóa liên quan đến bài tập thể dục ngắn tại chỗ. Vận động cơ thể trong vài phút có thể giúp bạn được thư giãn cơ bắp sau nhiều giờ ngồi tại bàn làm việc. 

Còn nếu công ty của bạn có không gian yên tĩnh hay phòng họp trống, hãy tranh thủ ngồi thiền hoặc đọc sách, nghe TED talks... Đây là những hoạt động giúp não của bạn thư giãn và nhanh chóng lấy lại cảm hứng trong công việc.

5. Học thêm những kỹ năng mới

Nếu bạn muốn phát triển công việc hoặc đạt được những thành tựu vượt trội, bạn không thể bỏ qua việc trau dồi kiến thức.

Bạn có thể lắng nghe Podcast về nhiều chủ đề như kinh doanh, truyền thông, xã hội,… để mở rộng kiến thức và có thêm ý tưởng trong công việc. Hoặc bạn có thể tham gia các khóa học online về các lĩnh vực bạn đang quan tâm để phát triển kỹ năng.

Ngoài ra, hãy tham khảo “Spaced Repetition”, phương pháp này giúp bạn tăng kiến thức bằng cách học lặp đi lặp lại nhiều lần qua những quãng thời gian ngắn. Phương pháp này khuyến khích bạn quên đi điều mình đã học và học lại kiến thức đó nhiều lần nữa để ghi nhớ lâu dài hơn. Điều này sẽ giúp bạn ghi nhớ lâu hơn so với việc học nhồi trong một ngày.

6. Lên kế hoạch cho công việc

Cynthia Kyriazis, chủ tịch của công ty Productivity Partners, chia sẻ: “5 phút lập kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm 30 phút thực hiện. Hãy dành vài phút thời gian trống để lập kế hoạch cho ngày hoặc tuần tiếp theo. Đối với những ngày không có nhiều phần việc phải làm gấp, bạn lại càng cần lập kế hoạch chu đáo để đảm bảo thời gian được tận dụng hiệu quả.”

Trong trường hợp nếu công ty chuẩn bị ra mắt sản phẩm mới, bạn hoàn toàn có thể tận dụng thời gian trống để đọc tin tức về thị trường, đối thủ… Hoặc bạn có thể chuẩn bị cho những bước tiếp theo trong công việc, dự án mà mình đang theo đuổi.

Một vài công cụ giúp lập hoạch hiệu quả là: 

• Toggle Plan giúp bạn sắp xếp được lịch trình nhóm và dễ dàng kiểm tra tiến triển công việc. 
• An affinity Diagram là công cụ giúp bạn phân loại các ý tưởng và hình thác các ý tưởng phức tạp. 
• 10,000 Ft Plans giúp chia nhiệm vụ công việc và giao nó cho người thích hợp.

Kết

Hy vọng qua những phương pháp trên đây, bạn sẽ tận dụng tối ưu thời gian trống của mình vào những việc có ích và phát triển bản thân.

Ngoài ra Vietcetera cũng có rất nhiều bài viết chia sẻ về kinh nghiệm nghề nghiệp, kiến thức chuyên ngành, phương pháp làm việc hiệu quả,... để bạn tham khảo khi muốn lấp đầy thời trang trống.