3 Tư duy thiết kế giúp mình rút gọn thời gian giải quyết vấn đề

"Đứng trước mỗi công việc được giao, dù khó hay dễ, hãy coi đó là một bài toán - một vấn đề. Và nhiệm vụ của em đơn giản chỉ là tìm lời giải cho nó." 

Mình từng là một đứa có cách suy nghĩ khá lòng vòng. Điều này khiến mình làm việc thiếu quyết đoán và có phần chậm so với tiến độ chung của cả nhóm. Trước khi sự mặc cảm lớn lên khiến mình bỏ cuộc, chị Leader (trưởng nhóm) đã giúp mình thay đổi cách tư duy tiếp cận vấn đề. Nhờ đó, mình dần giành được sự tín nhiệm và được giao phó phụ trách chính nhiều dự án của công ty.

Dưới đây là 3 bài học quan trọng nhất giúp mình giải quyết vấn đề đúng trọng tâm và tiết kiệm thời gian:

1. Làm quen với tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống đơn giản là khi đối mặt với một vấn đề, mình không chỉ đơn thuần chia nhỏ nó ra mà sẽ tìm hiểu mối quan hệ và tác động qua lại của những phần nhỏ ấy với nhau. Từ đó đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố và tìm ra giải pháp tối ưu.

Trước khi biết đến cách tư duy này, mình thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm ra “điểm mấu chốt” khi đứng trước một khối lượng lớn dữ liệu.

Điển hình là trong một dự án với yêu cầu tìm ra giải pháp thu hút nhiều khách hàng hơn đến với khu nghỉ dưỡng/khách sạn, mình đã chọn phương án: quảng bá địa danh, đơn giản vì cho rằng đó là điểm chạm khởi đầu với khách hàng. 

Tuy nhiên đây là một giải pháp khá vĩ mô, đòi hỏi nguồn lực và thời gian lớn, đồng thời cần sự phối hợp của nhiều tổ chức, ban ngành. Thế là mình rơi vào bế tắc.

Khi đó, chị Leader đã cùng mình tìm ra điều chưa ổn ở sơ đồ tư duy này, và đó là không nhận biết được mức độ quan trọng hay yếu tố quyết định sự thay đổi của các phần trong sơ đồ. 

Sau khi vẽ ra mối tương quan giữa các phần, mình nhận ra địa điểm tham quan mới là yếu tố quyết định đến sự lựa chọn của du khách. Địa phương và khách sạn sẽ được lựa chọn sau khi đã chốt yếu tố trên. Một ví dụ cho bạn dễ hình dung là: “Vì muốn tham quan Bà Nà Hills nên tôi mới quyết định đến Đà Nẵng và chọn ở khách sạn nào thuận tiện nhất cho việc di chuyển”.

Dựa vào đó, mình và chị Leader đã nghĩ đến một phương án khả thi hơn rất nhiều. Đó chính là biến khu nghỉ dưỡng/khách sạn thành một địa điểm tham quan, bằng cách cải tạo cơ sở vật chất để tạo ra phong cách độc đáo cho nơi này.

Rõ ràng, vẫn cùng những yếu tố ban đầu, nhưng khi xác định rõ sự tương quan giữa chúng, ta có thể nhìn ra “điểm" có tác động lớn nhất tới cả hành trình và tìm ra giải pháp tối ưu. 

2. Nhìn vào mặt tối

Hiện tượng WYSIATI (What you see is all there is - bạn chỉ biết điều mà bạn biết) là khi cần ra quyết định, chúng ta chỉ đánh giá dựa trên những dữ liệu đã có trong tay. Quyết định ấy hoàn toàn logic, tuy nhiên có thể thiếu chính xác. 

Do đó, mình đã được hướng dẫn một cách tiếp cận khác để hình thành đánh giá đa chiều hơn, đó là đào sâu vào “mặt tối”. Mặt tối ở đây chính là những thiếu sót hay là những câu hỏi không đủ dữ liệu để trả lời.

Mình từng có một đánh giá dựa hoàn toàn trên số liệu hiện hữu và rất… sai. Theo một khảo sát của công ty, gần 60% phụ huynh chọn sữa chua uống thay vì sữa chua hộp cho con bởi “con thích hương vị". Theo dữ liệu này, kết luận của mình cho lý do sữa chua uống ngày càng được ưa chuộng là ở “mùi vị".

Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu sâu hơn, mình nhận ra không có sự khác biệt quá lớn ở thành phần và hương liệu của cùng 1 loại sữa chua ở 2 dạng hộp và uống. Vì vậy, “mùi vị” không thật sự là lý do cốt lõi.

Mình bắt đầu nghiên cứu lại dưới sự hướng dẫn của chị Leader để tìm ra những "mặt tối" với câu hỏi WHY (Tại sao). Bằng cách liên tiếp đặt câu hỏi “Tại sao?” qua từng phát hiện, mình có thể khám phá ra những điều mình chưa bao giờ nghĩ đến, hay đơn giản là xác nhận lại những gì mình đã biết.

Sau cùng, sự tiện dụng ở kết cấu và bao bì mới thực sự là thế mạnh của sữa chua uống so với sữa chua hộp - một phát hiện mà nếu chỉ dựa trên những gì đã biết, mình sẽ không thể tìm ra được.

3. Đứng lên và... đi

Hoàn toàn theo nghĩa đen! Chị Leader luôn khuyến khích mình thay đổi quang cảnh, không gian để làm mới cách suy nghĩ. Theo nghiên cứu thì môi trường xung quanh có tác động nhất định đến suy nghĩ của con người. Đó là lý do chuyện phải làm việc 8 tiếng/ngày trong phòng kín đã từng khiến mình thấy bức bối và tắc nghẽn sáng tạo.

Vì vậy, thi thoảng chị Leader sẽ dẫn mình đi họp ở các quán cafe, hay cùng thảo luận vấn đề khi đi bộ vòng quanh Hồ Tây. Bằng cách này, mình có thể có góc nhìn đa chiều hơn trên một vấn đề. 

Trong một lần nghiên cứu về hành vi du lịch, sau khi tổng hợp số liệu và suy luận, mình đã có đánh giá: “Trong các chuyến du lịch gia đình, bố thường là người quyết định mọi thứ từ địa điểm, hoạt động đến chi phí,...”. 

Tuy nhiên qua một lần làm việc tại quán cà phê, mình chứng kiến được cảnh tượng: Người bố cho cậu con trai nhỏ tự chọn món và quyết định địa điểm đi chơi tiếp theo. Điều này đã gợi cho mình một hướng suy nghĩ khác: Bố thường là người lo liệu chi phí nhưng quyết định về hoạt động hay điểm đến có thể là do con (hoặc mẹ) đưa ra. 

Rõ ràng, việc thay đổi quang cảnh đã giúp mình mở rộng thế giới quan và từ đó mở ra những suy nghĩ mới mẻ hơn, dẫn đến những cách giải quyết vấn đề khác biệt hơn.

Trong trường hợp chưa thể đi ra ngoài, thì bạn cũng có thể thử đứng lên và dạo quanh trong văn phòng. Bởi đây cũng là một cách kích thích tư duy khá hiệu quả, cụ thể là tăng khả năng sáng tạo hơn 60%, theo một nghiên cứu của Đại học Standford.