Hiểu về zoom fatigue để tối ưu hoá cuộc họp online

Thời gian giãn cách vừa qua buộc các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc từ xa. Gọi điện video trở thành hình thức giao tiếp phổ biến. Nhưng gọi video quá nhiều, đặc biệt là khi công việc buộc bạn liên tục tham gia họp hành, sẽ khiến bạn nhanh chóng kiệt quệ tinh thần. Hiện tượng này được gọi là “zoom fatigue” miêu tả cảm giác mệt mỏi khi phải họp trực tuyến nhiều.

Vậy điều gì gây ra zoom fatigue? Và làm thế nào để cải thiện những cuộc họp online?

Nguyên nhân nào gây ra zoom fatigue?

Các cuộc họp thiếu đi tính giám sát

Ta có thể liên hệ điều này với hiệu ứng tâm lý học Ringelmann. Hiệu ứng cho rằng khi làm việc nhóm, chúng ta có xu hướng góp ít sức hơn vào công việc chung. Hiệu ứng này vốn đã xảy ra trong các cuộc họp truyền thống.

Việc họp online khiến hiệu ứng nghiêm trọng hơn khi những người tham gia ngồi cách nhau qua chiếc màn hình máy tính. Thiếu đi sự giám sát lẫn nhau sẽ làm giảm sự hiện diện về trách nhiệm của các bên trong lúc họp nhóm.

Điều này khiến chúng ta trở nên thiếu động lực khi họp online, bởi lúc đó ta cảm thấy dù mình lên tiếng thì cũng không tạo ra sự khác biệt, và sự tham gia của mình cũng không đóng góp được nhiều cho lợi ích chung. Từ đó, ta dễ trở nên xao nhãng, mệt mỏi và cảm thấy không thoả mãn với các cuộc họp online.

Chúng ta nhìn vào quá nhiều khuôn mặt cùng lúc

Với định dạng của các phần mềm họp trực tuyến hiện tại, chúng ta phải liên tục nhìn vào mắt người khác, và đôi lúc phải nhìn những khuôn mặt với cự ly quá gần. Đây là những hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ mà thường chúng ta chỉ sử dụng với người thân.

Các cuộc họp online đòi hỏi ta giao tiếp liên tục theo cách trên với sếp và đồng nghiệp — những mối quan hệ chuyên nghiệp. Nhiều cuộc họp còn yêu cầu mọi người phải bật camera, hoặc do bạn là người trình bày. Sự bắt buộc này khiến chúng ta rơi vào tình huống nan giải vì không thể tắt camera mà cũng không thể quay đi chỗ khác.

Chúng ta vô tình mất đi khoảng không riêng

Khoảng không riêng (tên khoa học là peripersonal space, hay phổ biến hơn là personal space) là thứ não tạo ra giúp chúng ta sinh tồn. Ở mức độ cơ bản nhất, khoảng không riêng bảo vệ chúng ta khỏi những mối nguy như thú săn mồi. Khi nhận thức được nó, chúng ta có thể với lấy các vật thể ở cự ly gần, và biết né những thứ mà não cho là nguy hiểm.

Tuỳ vào môi trường và bối cảnh, chúng ta sẽ tuỳ chỉnh được khoảng không riêng của mình. Trong các cuộc họp truyền thống, chúng ta kiểm soát không gian riêng bằng cách chọn ngồi gần ai, chọn nhìn gần hoặc xa màn hình chiếu, chọn ngồi gần sếp hay không.

Nhưng khoảng không riêng bị mất đi khi ta tham gia họp online. Lúc này, nó bị chi phối bởi độ lớn của những khuôn mặt tham gia họp, và khoảng cách ta ngồi trước màn hình máy tính.

Một nghiên cứu của đại học Stanford năm 2003 về sự giao tiếp trong môi trường ảo cho thấy chúng ta có xu hướng cau mặt khi phải nhìn những khuôn mặt trên màn hình quá gần. Điều này khiến não vô thức kích hoạt phản xạ “chiến hay chạy,” khiến ta luôn phải cảnh giác, từ đó làm tinh thần nhanh chóng mệt mỏi.

Chúng ta vô thức sợ khi nhìn mặt người khác

Một lý do khác gây ra zoom fatigue là sự gián đoạn do đường truyền, khiến hình ảnh bị nhoè, rung giật hay giọng nói bị nhiễu. Đặc biệt, chúng ta không thể thật sự nhìn vào mắt nhau do vị trí của màn hình và camera.

Những yếu tố này khiến chúng ta không cảm nhận được sự hiện hữu của người đang nói, khiến cuộc trò chuyện có phần trở nên hư cấu. Đây được gọi là hiện tượng uncanny valley, tạm gọi là thung lũng kỳ lạ, khiến chúng ta sợ và bất an khi nói chuyện với những khuôn mặt “nửa người nửa máy.”

Chúng ta nhìn vào mặt mình quá nhiều

Không chỉ nhìn vào mặt người khác, nhìn vào mặt mình quá nhiều cũng là nguyên nhân khiến bạn mệt mỏi. Khi tham gia các cuộc gọi video, chúng ta thường hay hướng mắt về khung gọi của mình. Việc này gây ra những hiệu ứng tương tự như khi bạn tự nhìn mình trong gương.

Soi gương cho bạn một góc nhìn khách quan về bản thân, giúp bạn tự đánh giá và phỏng đoán những gì người khác thấy ở mình. Song, nhìn mình trong gương quá lâu có thể khiến bạn tập trung vào những khiếm khuyết của mình. Soi gương trong ánh sáng mờ cũng khiến não bắt đầu tạo ra những ảo giác và hình ảnh méo mó của bạn, gây ra cảm giác tiêu cực và bất an.

Tự nhìn mình quá lâu cũng là một trong những dấu hiệu của chứng rối loạn tâm lý mang tên ​​body dysmorphic disorder hay body dysmorphia (tạm dịch: rối loạn mặc cảm ngoại hình).

5 Cách cải thiện chất lượng buổi họp online

Những giải thích trên sẽ phần nào giúp bạn hiểu được nguyên nhân của zoom fatigue, từ đó điều chỉnh môi trường làm việc và cách tiếp cận các cuộc họp tiếp theo.

Sẽ có những điều kiện ngoại cảnh khó thay đổi, nhưng để mỗi cuộc họp diễn ra thật suôn sẻ và hiệu quả, bạn có thể tham khảo một vài tips dưới đây:

• Chỉ tham gia những buổi họp thật sự quan trọng, và cố gắng họp nhanh để không làm mất thời gian của nhau;

• Tất cả mọi người không nhất thiết phải bật camera. Chỉ bật camera khi bạn là người phát biểu;

• Xem cuộc họp online như một cuộc họp truyền thống. Điều này đồng nghĩa với việc mặc trang phục phù hợp, để điện thoại ở chế độ im lặng, không làm việc riêng, dùng bút sổ ghi chép, để toàn màn hình và có tóm tắt buổi họp (meeting minute).

• Nếu gặp sự cố về đường truyền, hãy nghỉ vài giây trước và sau khi bạn nêu ý kiến. Như vậy, mọi người sẽ không vô tình ngắt lời nhau, gây hiểu nhầm và dẫn đến xung đột không mong muốn.

• Sau khi họp, hãy đứng lên di chuyển một chút và nhìn ra ngoài trời. Ngồi quá lâu trước màn hình cũng khiến cơ thể trở nên trì trệ, ảnh hưởng đến tinh thần của bạn.