Notion có gì mà xôm thế?

Trong giai đoạn giãn cách xã hội của dịch bệnh Covid-19, hầu hết chúng ta dành nhiều thời gian để học tập và làm việc tại nhà. Dù vậy, khối lượng thông tin và công việc cần tiếp nhận hàng ngày thì chưa khi nào ít đi cả.

Trào lưu sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian và công việc vì thế rộ lên trong thời gian gần đây. Một trong số đó là Notion, ứng dụng ghi chép và quản lý cuộc sống thông minh đang nhận được sự quan tâm của nhiều người trẻ Việt Nam. 

Notion là gì? 

Notion là một ứng dụng lưu trữ, giúp người dùng nhanh chóng lưu lại những ý tưởng thoáng qua, ghi chú và lên kế hoạch. Ứng dụng còn được xem như một “wiki nội bộ”, cho phép các nhóm và cá nhân lập kế hoạch cho các dự án, công việc và mục tiêu của họ. 

Ngoài tập hợp nhiều tính năng từ các ứng dụng trả phí khác, Notion còn cho phép người dùng bố trí và sắp xếp nội dung.

Bạn có thể trải nghiệm được gần như đầy đủ các tính năng của Notion ở phiên bản Free. Ứng dụng cũng có phiên bản Pro nếu bạn có nhiều nhu cầu sử dụng hơn.

Bắt đầu làm quen với Notion từ đâu? 

Notion không quá khó để sử dụng, tuy nhiên bạn sẽ cần chút thời gian để làm quen. Sau đây là một số cộng đồng, kênh Youtube mà bạn có thể tham khảo để bắt đầu hành trình.

Cộng đồng Notion 

Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng và muốn tham khảo ý tưởng từ các người dùng khác thì Notion Việt Nam là nơi phù hợp. Được thành lập vào đầu năm 2021 trên Facebook, đến nay cộng đồng Notion Việt Nam đã có hơn 84 nghìn thành viên. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu các blogs hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Notion từ cơ bản đến nâng cao. Điểm cộng là bạn sẽ tìm thấy rất nhiều ý tưởng thông minh và template đẹp, dễ dàng quản lý và phù hợp với nhu cầu của mình. 

Youtube 

Nhiều kênh youtube chuyên về học tập và làm việc cũng có những video hướng dẫn sử dụng Notion rất dễ hiểu. Bạn có thể tham khảo các video từ những người dùng Notion nổi tiếng như Thomas Frank, Michelle Kanemitsu hay The Hanoi Chamomile. 

Tôi đã sử dụng Notion để làm gì?

Xử lý công việc có kế hoạch 

Là một sinh viên vừa đi học và thực tập, việc sắp xếp các đầu việc trong tuần là một kỹ năng thiết yếu. Lúc này, tôi sử dụng Notion để nhìn tổng thể những việc cần làm trong tuần và lên kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng hơn. 

Chẳng hạn, tôi thường dành một ít thời gian vào tối chủ nhật để liệt kê các đầu việc cần làm trong tuần tới. Mỗi ngày trong tuần, tôi dựa theo từng đầu mục đã phân chia và tiến hành thực hiện. Nhờ vậy, tôi không còn phải tốn nhiều thời gian suy nghĩ sẽ làm gì tiếp theo, và cũng đỡ rơi vào trạng thái bí ý tưởng.

Trước đây, tôi cũng phải mở nhiều tab (cửa sổ) trên trình duyệt mỗi khi làm việc. Tuy nhiên hiện giờ tôi vừa ghi chú phần việc cá nhân, vừa theo dõi được các kế hoạch chung cùng đồng nghiệp chỉ trong một ứng dụng.

Lưu trữ dữ liệu

Mỗi khi nghiên cứu lĩnh vực nào đó, tôi thường lưu lại các website hữu ích vào mục Bookmark của trình duyệt. Về sau, tôi dần chuyển tất cả sang Notion để sắp xếp gọn gàng hơn. Danh sách bộ phim và những cuốn sách cũng được tôi dành hẳn một trang riêng, tránh việc lãng quên.

Duy trì cảm hứng sáng tạo

Việc work-from-home suốt gần 3 tháng qua ít nhiều khiến tôi gặp phải hiện tượng zoom fatigue.

Sử dụng Notion, tôi thiết kế một không gian làm việc cho riêng mình, vốn lấy cảm hứng từ không gian trong quán cafe. Tiếng nhạc jazz vang lên mỗi khi làm việc cũng khiến tâm trạng tôi tốt hơn, giúp nảy sinh những ý tưởng mới.

Ghi chú học tập 

Ngoài giờ học trên lớp, tôi thường tìm hiểu và trau dồi thêm kiến thức từ những khóa học trên mạng để phát triển bản thân. Với nhu cầu này, tôi sử dụng Notion để quản lý các môn học rõ ràng theo từng thư mục riêng.

Tôi thường ghi chú nội dung và đính kèm tài liệu liên quan sau mỗi buổi học, khi cần dùng thì tìm lại cũng dễ dàng. 

Tôi còn sử dụng công cụ Toggle của Notion để viết đề cương cho bài tiểu luận cuối khóa, giúp có cái nhìn tổng quát và nắm được các nội dung chính cần có trong bài. 

Sử dụng Notion dễ dàng hơn với những tips sau!

Tìm hiểu và sử dụng template

Sử dụng template có sẵn giúp rút ngắn thời gian làm quen với Notion rất nhiều, đặc biệt nếu bạn là một “newbie”. Bạn có thể tìm thấy hàng nghìn template mẫu từ thư viện template của Notion, đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng từ công việc đến ghi chép cá nhân.

Còn nếu bạn không quá tự tin về khả năng sáng tạo, hãy thử tham khảo các template từ người dùng khác. Biết đâu lại tìm thấy trang thích hợp cho mình thì sao?

Sử dụng công cụ của bên thứ ba

Ví dụ, bạn có thể sử dụng My Widgets như tạo đồng hồ đếm ngược, nhằm áp dụng phương pháp Pomodoro để làm việc hiệu quả hơn. 

Dành thời gian để tối ưu hóa Notion

Bạn chỉ nên bắt đầu thiết kế không gian riêng khi thật sự hiểu về các tính năng, nếu không sẽ tốn khá nhiều thời gian và dễ trì trệ trong công việc.

Để tránh điều này, hãy đặt lịch chỉnh sửa template định kỳ theo tuần hoặc tháng, dành ra một buổi để tối ưu mọi thứ. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho việc học tập và nghiên cứu.

Kết

Nếu bạn đang hướng đến một cuộc sống ngăn nắp, hay chỉ đơn giản là ghi chú những hoạt động thường ngày thì Notion có thể là lựa chọn tốt.

Tuy nhiên, mỗi người có thể có những phương pháp làm việc khác nhau. Nếu Notion chưa phù hợp với bạn, hãy thử khám phá những phương pháp khác nhé!