4 Sai lầm phổ biến khiến quản lý “gánh thêm việc vào người”
4 Thói quen cần bỏ để nhà quản lý cấp trung thăng tiến trong sự nghiệp.
Sau nhiều năm làm việc ở vị trí chuyên viên, với thành tích nổi bật, nhiều nhân viên sẽ được đề bạt lên vị trí quản lý đội nhóm. Và vấn đề thường gặp là nhiều doanh nghiệp thực hiện thăng chức cho nhân viên nhưng chưa có sự đào tạo và chuẩn bị hợp lý.
Vì thế, khá dễ bắt gặp các trường hợp nhân sự khi làm chuyên viên thì rất xuất sắc nhưng với vai trò quản lý thì gặp nhiều khó khăn.
Dưới đây là 4 thói quen mà quản lý cấp trung có thể tự “bắt bệnh” và cần tránh để lãnh đạo tốt hơn.
Tự mình xử lý thay vì giao việc
Nhiều quản lý cấp trung đi lên từ nhân viên có chuyên môn xuất sắc. Vậy nên khi lên vị trí quản lý họ thường tập trung sử dụng chuyên môn của mình để giải quyết và xử lý mọi vấn đề cho nhân viên.
Cách làm này vô hình chung khiến cho quản lý cấp trung bị quá tải trong công việc (vì vừa phải quản lý vừa phải xử lý công việc chuyên môn), còn nhân viên thì mất đi cơ hội được học hỏi và phát triển.
Anh Vũ Hồng Hiếu - Trưởng nhóm tuyển dụng tại First Alliances chia sẻ: Anh được thăng chức lên vị trí quản lý sau khi liên tiếp giành vị trí top biller (người có kết quả làm việc xuất sắc) tại công ty.
Thời gian đầu do quen cách làm cũ nên anh vẫn tham gia vào xử lý các công việc chi tiết. Cách làm này tuy đảm bảo chất lượng công việc nhưng khiến cho nhân viên cấp dưới không phát triển năng lực vì thiếu cơ hội cọ xát.
Quản lý khác đang làm gì?
Để thay đổi thói quen này, anh Hiếu đã có một cuộc họp chính thức với mọi thành viên trong nhóm để thống nhất về cách làm việc và phân chia lại công việc.
Cụ thể, anh đã thông báo với mọi người về phạm vi công việc mới của mình dưới vai trò là trưởng nhóm. Và lộ trình sẽ bàn giao công việc và hỗ trợ mọi người để cả nhóm cùng nhau phát triển.
Về chi tiết, với những yêu cầu khó từ khách hàng, anh Hiếu sẽ hướng dẫn các bạn nhân viên cách anh thường giải quyết, sau đó để các bạn tự làm và đôi khi sẽ can thiệp hỗ trợ khi thực sự cần thiết.
Song song đó, anh tập cho mình thói quen nói “tôi không biết” với những vấn đề chưa thực sự chắc chắn hay nằm ngoài chuyên môn của mình. Anh Hiếu học cách từ bỏ áp lực rằng mình phải có giải pháp cho mọi vấn đề của nhân viên.
Thay vào đó với những vấn đề nằm ngoài chuyên môn hoặc chưa có kinh nghiệm xử lý, anh chủ động đưa ra họp để cả team cùng đưa ý kiến. Cách làm này sẽ tạo cho nhân viên có thói quen tư duy phân tích, xử lý vấn đề và nâng cao tính trách nhiệm, tinh thần làm việc đội nhóm.
Không khuyến khích tin tức tiêu cực
Thực tế thì không quản lý nào muốn nhận các tin tức không vui như hợp đồng bị trục trặc, khách hàng phàn nàn, thất lạc hàng hay công nợ không thu hồi được.
Nhưng nếu quản lý thường xuyên phản ứng quá tiêu cực như phàn nàn, tức giận và khiển trách nhân viên dễ gây ra tác động xấu về lâu dài. Bởi vì khi đó nhân viên vì sợ bị khiển trách mà không dám trao đổi trực tiếp với quản lý ngay khi gặp vấn đề.
Vấn đề không được xử lý kịp thời có thể sẽ khó kiểm soát và gây hậu quả nghiêm trọng hơn.
Quản lý khác đang làm gì?
Chị Nguyễn Phương Anh - Duty Manager tại một Khách sạn tại Phú Quốc chia sẻ: Vị trí của chị đòi hỏi luôn phải sâu sát với mọi hoạt động diễn ra trong khách sạn để nắm bắt và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Trong quá trình làm việc chị luôn giữ thái độ cởi mở và nhẹ nhàng với nhân viên để khuyến khích các bạn trao đổi và cập nhật với chị mọi tình hình của khách sạn.
Mỗi khi có vấn đề phát sinh như thiếu thiết bị, món ăn làm sai thực đơn, nhân viên làm sai quy trình hay khách bị mất đồ, chị luôn được nhân viên tin tưởng và thông báo đầu tiên thay vì các manager khác.
Việc đầu tiên chị làm khi tiếp nhận thông tin là nhanh chóng phối hợp với các bộ phận để xử lý vấn đề thay vì trách mắng hay tìm người chịu trách nhiệm.
Lảng tránh những vấn đề phức tạp
Những vấn đề mà doanh nghiệp phải đối mặt hiện nay rất phức tạp và không hề đơn giản. Tuy nhiên nhiều quản lý mắc phải sai lầm là cố gắng đơn giản hóa vấn đề và bỏ qua những “vùng xám”.
Điều này thường xảy ra vì các quản lý luôn chịu áp lực lớn từ cấp trên về hiệu suất. Chạm tới những “vùng xám” này thường sẽ lập tức ảnh hưởng đến năng suất cả đội. Ngoài ra, đây thường là những vấn đề cần sự phối hợp của nhiều bộ phận mới có thể giải quyết được.
Vấn đề của việc sụt giảm doanh số có thể không chỉ đơn giản ở việc bộ phận kinh doanh làm chưa tốt. Cần phân tích tới nhiều yếu tố phức tạp hơn như dung lượng thị trường, chất lượng sản phẩm, sự thay đổi thói quen tiêu dùng, sức mua của khách hàng mục tiêu, marketing,...
Nếu quản lý chỉ đơn giản hóa bằng thúc đẩy bộ phận kinh doanh để đạt mục tiêu doanh số thì những giải pháp đưa ra chỉ mang tính chất hình thức, vô nghĩa và vấn đề không được giải quyết.
Quản lý khác đang làm gì?
Đối với những vấn đề phức tạp, theo kinh nghiệm của chị Hoa Quỳnh - Operation Manager của một thương hiệu thời trang nữ tại Hà Nội, thì cần huy động sức mạnh của cả nhóm để giải quyết, thay vì người quản lý phải trực tiếp xử lý một mình.
Quản lý khi đó nên đóng vai trò là người dẫn dắt, hướng mọi người suy nghĩ theo nhiều góc nhìn khác nhau, phân chia nhỏ công việc, và hướng cuộc trao đổi theo hướng tranh luận để mọi người cùng phản biện và tìm ra giải pháp tốt nhất.
Theo chuyên gia về lãnh đạo Elizabeth Lyle thì quản lý có thể hỏi ít nhất 3 người về những cách tiếp cận và giải quyết vấn đề khác nhau. Tiếp đến thảo luận chuyên sâu góc nhìn của từng người để từ đó đưa ra hướng giải quyết toàn diện.
Không có thói quen nhận phản hồi
Khi còn là vị trí chuyên viên thường mọi người dễ dàng nhận được những phản hồi từ đồng nghiệp và sếp về cách làm việc để dần dần cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên khi đã nắm giữ những vị trí cao hơn như trưởng nhóm, quản lý cấp trung hay quản lý cấp cao, một người sẽ ít được nhận những nhận xét này bởi tâm lý e ngại của đồng nghiệp.
Anh Nguyễn Văn Tân - Founder & CEO của Antdemy chia sẻ: Giai đoạn đầu khi thành lập doanh nghiệp anh cũng không có thói quen và không nghĩ tới việc hỏi phản hồi của nhân viên về cách quản lý và làm việc của mình.
Rào cản về năng lực giữa sếp và nhân viên quá lớn khiến cho các bạn không dám chủ động đưa ra phản hồi cho quản lý của mình. Phải đến khi anh Tân chủ động khơi gợi và để các bạn chia sẻ thì mới biết rằng các bạn nhân viên muốn được động viên và khen nhiều hơn mỗi khi hoàn thành tốt công việc.
Quản lý khác đang làm gì?
Để phá bỏ thói quen xấu này, chị Oanh Nguyễn - Regional Director của một đơn vị cung ứng nguồn nhân lực đã hướng dẫn các quản lý cấp trung tự chủ động sắp xếp lịch review công việc với nhân viên của mình.
Theo chị các quản lý cấp trung cần ngồi lại trao đổi tổng kết với nhân viên ít nhất 2 tuần một lần. Và nên sắp xếp thành lịch hẹn cố định cho cả hai để tạo thành thói quen.Ngoài ra trước khi vào buổi review, cần xác định và thống nhất trước với nhân viên mình sẽ trao đổi những nội dung gì và cách trao đổi như thế nào.
Có thể dành 15 phút để tổng kết và đánh giá lại công việc trong tuần. 10 phút để quản lý đưa ra giải pháp và một số nhận xét về nhân viên. 10 phút để quản lý lắng nghe nhận xét hoặc chia sẻ từ nhân viên. Và sau đó là tổng kết và thống nhất lại những điều cần làm và cải thiện trong tuần làm việc tới.
Kết
Trên đây là 4 thói quen xấu sẽ khiến quản lý cấp trung khó tiến xa hơn trong công việc và sự nghiệp. Nếu đang gặp phải những thói quen trên, hãy cân nhắc những giải pháp được đưa ra và từ đó phát triển giải pháp hiệu quả nhất cho bản thân.