Giao tiếp chốn văn phòng: Nói thẳng nói thật hay nói một hiểu mười?

Nếu đã đi làm, có thể chúng sẽ ta gặp phải những tình huống "dở khóc dở cười," ví dụ như khi ta chắc rằng mình đã truyền tải thông tin rõ ràng nhưng vẫn bị đối phương hiểu nhầm, dẫn đến kết quả công việc không như ý. Vậy ai là người đang giao tiếp không hiệu quả giữa hai bên?

Trên thực tế, không có một định nghĩa cụ thể cho khái niệm "giao tiếp hiệu quả," nhất là khi chúng ta làm việc trong một môi trường đa dạng. Càng va chạm và làm việc nhiều, ta sẽ càng gặp phải nhiều bất đồng trong giao tiếp.

Vậy những khác biệt đó đến từ đâu? Và làm cách nào chúng ta có thể giải quyết chúng để có thể giao tiếp hiệu quả hơn trong môi trường làm việc của mình?

Giao tiếp low-context (trực tiếp) và high-context (gián tiếp)

Văn hoá có thể chia ra làm hai loại: low-context (văn hoá ‘nghèo ngữ cảnh') và high-context (văn hoá ‘giàu ngữ cảnh') theo sự đề xuất của nhà nhân học Edward T. Hall vào năm 1976. Trong cuốn sách Beyond Cultures, ông cũng nói rằng, tương lai phụ thuộc vào khả năng vượt qua giới hạn về văn hoá cá nhân. Bởi ông tin rằng, nếu chúng ta có thể phân biệt và chấp nhận được những nét đặc trưng, tiềm ẩn trong văn hoá của mỗi người, thế giới này sẽ phát triển và trở nên tốt đẹp hơn.

Với những người đến từ văn hoá low-context, giao tiếp hiệu quả có nghĩa là thông tin được truyền tải rõ ràng, trực tiếp, chính xác nhất có thể. Đồng thời, họ nhấn mạnh vào nghĩa đen của thông điệp.

Một ví dụ điển hình cho kiểu giao tiếp này là văn hoá của nước Mỹ, nơi có nhiều người nhập cư với nguồn gốc và ngôn ngữ khác nhau. Chính vì thế, họ hầu như không có điểm chung. Nếu muốn truyền tải thông điệp hiệu quả, họ hiểu rằng mọi thứ cần ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể. Chính vì thế, lâu dần họ hình thành kiểu nói chuyện low-context.

Ngược lại, những người đến từ văn hóa high-context đề cao việc "nói một hiểu mười," và thường giao tiếp với nhiều lớp nghĩa. Đôi khi, quá thẳng thắn được coi là không cần thiết, thậm chí là bất lịch sự. Để giao tiếp hiệu quả, bạn nên có khả năng đoán biết được ý người đối diện mà không cần phải giải thích quá rõ ràng.

Trong cuốn sách The Culture Map, tác giả Erin Meyer chỉ ra rằng, những người giao tiếp theo kiểu high-context thường chia sẻ một lịch sử, bối cảnh chung lâu dài. Thông thường họ sống trong những xã hội trọng quan hệ, nơi mạng lưới kết nối được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác.

Nhật Bản là đất nước điển hình cho văn hóa high-context. Đất nước này nằm trên một hòn đảo. Phần lớn lịch sử, họ tách biệt với phần còn lại của thế giới, chính vì vậy, họ hình thành “ngôn ngữ chung” và họ có khả năng hiểu ý muốn của nhau mà không cần trình bày quá nhiều.

Tất nhiên, có nhiều văn hoá di chuyển giữa hai cực: low-context và high-context. Ví dụ như một người sinh ra ở Việt Nam, nhưng lại sống và làm việc tại Mỹ trong một khoảng thời gian dài, lâu dần người này sẽ hình thành những đặc điểm của cả hai văn hoá.

Người Việt Nam giao tiếp như thế nào?

Là một nước nằm ở khu vực Đông Nam Á, đồng thời chịu nhiều ảnh hưởng từ văn hoá Trung Quốc, nơi được mô tả là high-context hơn nhiều so với những nước phương Tây. Người Việt Nam thường giao tiếp theo kiểu high-context.

Ở Việt Nam, ngoài thông điệp được nói ra, chúng ta còn cần quan sát cử chỉ, thái độ, và tông giọng của người nói. Người Việt Nam cũng rất coi trọng việc giữ thể diện, thể hiện thái độ lịch sự. Chính vì thế, chúng ta sẽ hiếm khi nhận được một sự từ chối thẳng thừng, ngay cả khi có bất đồng quan điểm. Thay vào đó, đối phương sẽ tìm cách "nói giảm nói tránh" để vẫn truyền tải được thông điệp mà không làm "mất lòng" nhau. Ví dụ, khi đưa ra nhận xét tiêu cực, sếp Việt Nam thường kéo riêng bạn vào một góc để đánh giá, và có thể kết thúc buổi phê bình bằng lời động viên.

Một người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cho biết: “Vấn đề lớn nhất khi làm việc cho công ty Việt Nam là giao tiếp không hiệu quả. Họ không đưa ra nhận xét tiêu cực thẳng thắn. Thế nên nếu bạn đến từ văn hoá quen nói chính xác những gì bạn nghĩ, bạn có thể hiểu nhầm cách người Việt giao tiếp."

Vấn đề không chỉ nảy sinh từ người đến từ những đất nước khác nhau. Ở cùng một nơi, con người ta vẫn có thể giao tiếp những kiểu không giống nhau, tuỳ thuộc vào văn hoá doanh nghiệp. Đối với mô hình Tổ chức phẳng (Flat Organisation), mọi người thường không có chức danh cụ thể, đều bình đẳng với nhau. Nhân viên có thể thoải mái trao đổi với cấp quản lý, văn hoá giao tiếp low-context có khả năng sẽ được ưa chuộng hơn.

Tuy nhiên, với mô hình Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organisation) lại là một câu chuyện khác. Khi nói chuyện với người thuộc cấp bậc cao hơi, chúng ta cần thể hiện thái độ tôn trọng bằng lời nói và ngôn ngữ cơ thể. Văn hoá giao tiếp theo kiểu high-context sẽ được áp dụng ở những tổ chức như vậy, để thể hiện bản thân là người tinh tế và có thể đoán biết được ý mọi người xung quanh.

Chính vì thế, dân công sở cũng cần xác định mô hình và văn hoá doanh nghiệp mình đang làm việc để có cách ứng xử phù hợp và linh hoạt.

Cách khắc phục những hiểu nhầm trong giao tiếp

Cùng với toàn cầu hoá, giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng cần phải học để tránh hiểu nhầm khi làm việc với những người đến từ các nền văn hoá khác nhau. Giao tiếp hiệu quả khiến mọi người cảm nhận được sự ổn định, dễ đoán biết. Trái lại, giao tiếp không hiệu quả gây ức chế tinh thần, gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ công việc.

Một trong những cách hiệu quả để khắc phục hiểu nhầm trong giao tiếp là chúng ta cần phải hiểu được văn hoá của người đối diện. Cũng trong cuốn sách The Culture Map, Erin Meyer chỉ ra rằng, có 8 cán cân đo lường văn hoá. Trong đó, văn hoá của mỗi người thường di chuyển giữa hai thái cực sau đây:

• Giao tiếp: low-context (trực tiếp) với high-context (gián tiếp)
• Đánh giá: direct negative feedback (đánh giá tiêu cực trực tiếp) với indirect negative feedback (đánh giá tiêu cực gián tiếp)
• Thuyết phục: principles-first (lý thuyết trước) với applications-first (kết quả trước)
• Lãnh đạo: egalitarian (quân bình) với hierarchical (theo trật tự)
• Quyết định: consensual (quyết định chung) với top-down (quyết định từ lãnh đạo)
• Độ tin tưởng: task-based (theo hiệu suất công việc) với relationship-based (từ quan hệ cá nhân)
• Không đồng tình: confrontational (đối chất) với avoids confrontation (lảng tránh)
• Thời gian: linear-time (thời gian chuẩn xác) với flexible-time (thời gian linh hoạt)

Để lấy một ví dụ điển hình, nếu sếp của bạn là người Mỹ, họ sẽ có xu hướng giao tiếp theo kiểu low-context. Họ sẽ đưa ra đánh giá tiêu cực trực tiếp, thuyết phục theo kiểu đưa ra kết quả trước. Ngoài ra, họ cũng sẽ thường lãnh đạo theo kiểu quân bình, đưa ra các quyết định chung, mức độ tin tưởng tỉ lệ thuận với hiệu quả trong công việc. Cuối cùng, họ không ngại đốt chất khi không đồng tình, và thường rất đúng giờ.

Kết: 8 cán cân này hỗ trợ chúng ta trong giao tiếp ra sao?

Ở môi trường công sở trong những thành phố lớn, nơi rất nhiều người từ những nền văn hoá khác nhau đến để tìm kiếm cơ hội, 8 cán cân này sẽ đóng vai trò quan trọng để giúp chúng ta hiểu văn hoá giao tiếp của người đối diện, từ đó có thể truyền tải thông điệp của mình hiệu quả hơn, tránh gặp phải những hiểu nhầm không đáng có trong giao tiếp.

Tuy nhiên, chúng ta cũng không cần phải quá nặng nề với bản thân khi phạm lỗi. Bởi những hiểu nhầm đó là tiền đề để chúng ta có thể tiến bộ và giao tiếp hiệu quả hơn.