Nên hay không nên "vào việc" ngay ngày đầu thử việc?

90 Ngày đầu tiên Onboard…

Các tập đoàn lớn luôn vận hành với một hệ thống quy trình chuẩn chỉnh (SOP - Standard Operating Procedure) cực kỳ đồ sộ và phức tạp. Tại đây, phòng Nhân sự hoạt động như một đơn vị điều phối chuyên nghiệp, hướng dẫn bạn từng bước thông qua các chương trình Onboarding và Hòa nhập tổ chức (Organizational Socialization). Mục tiêu cốt lõi là giúp bạn hiểu cách hệ thống vận hành, thấm nhuần văn hóa và xây dựng mạng lưới quan hệ nội bộ trước khi thực sự tạo ra tầm ảnh hưởng.

Nhiều nghiên cứu về chuyển giao lãnh đạo cho thấy, khoảng 40% nhân sự cấp cao được tuyển từ bên ngoài sẽ thất bại, rời đi hoặc bị thay thế trong vòng 18 tháng nếu không được hòa nhập đúng cách. Nguyên nhân lớn nhất không nằm ở năng lực chuyên môn, mà ở việc họ không thấu hiểu cấu trúc chính trị nội bộ và mối quan hệ giữa các bên liên quan

Trong môi trường Corporate, nỗi sợ lớn nhất của tổ chức là những nhân sự mới, đặc biệt là cấp Senior vừa bước vào đã vội vã đòi thay đổi, cải tiến khi chưa hiểu rõ gốc rễ vấn đề. Một quyết định nóng vội của bạn có thể làm đảo lộn dây chuyền vận hành của nhiều phòng ban khác.

Chính vì vậy, quy trình onboarding tại đây được thiết kế như một sự "đồng hóa" (assimilation). Doanh nghiệp sẵn sàng dành vài tuần đầu chỉ để bạn:

• Tham gia các cuộc họp lắng nghe stakeholders.
• Nghiên cứu lại các tài liệu, dữ liệu cũ.
• Quan sát cách phối hợp giữa các phòng ban.
• Xây dựng network nội bộ (yếu tố quyết định tốc độ thành công về sau).

“Vào việc” ngay

Ngược lại hoàn toàn với tập đoàn lớn, bộ máy của startup cực kỳ tinh gọn và tốc độ thay đổi được tính bằng ngày. Startup thường được xây dựng theo mô hình "đội ngũ tinh gọn" (lean team), nghĩa là mọi vị trí đều gắn chặt với vận hành thực tế. Bản chất của mô hình này là sinh tồn, vì vậy doanh nghiệp không có đủ thời gian, ngân sách hay nguồn lực để duy trì một quy trình onboarding kéo dài hàng tháng.

Nhiều founder startup thậm chí cho rằng họ chỉ nên tuyển thêm người khi team bắt đầu bước vào trạng thái breaking point, lúc công việc đã quá tải đến mức bộ máy hiện tại không còn gánh nổi nữa. Tức là khi bạn được tuyển vào, rất có thể phía sau đã tồn tại một vấn đề cần được giải quyết càng sớm càng tốt.

Ở startup, “vào việc” là khả năng tự thích nghi với một môi trường mà quy trình có thể thay đổi liên tục, vai trò công việc không hoàn toàn cố định, và rất nhiều thứ chưa có sẵn đáp án.

Nhân sự ở đây thường phải kiêm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc. Một người làm marketing có thể phải viết content, chạy ads, làm event và đi pitching khách hàng trong cùng một tuần. Một Product Manager đôi khi vẫn phải support customer service hoặc QA (Quality Assurance) sản phẩm khi team thiếu người. Chính vì vậy, startup thường đánh giá rất cao những người có khả năng: tự học, tự kết nối thông tin, chủ động giải quyết vấn đề, và tạo ra output mà không cần quá nhiều chỉ dẫn.

Nếu corporate ưu tiên việc hiểu hệ thống trước rồi mới tạo ảnh hưởng, thì startup kỳ vọng bạn vừa thấu hiểu hệ thống vừa tạo ra giá trị gần như cùng một lúc . Đây cũng là lý do vì sao nhiều nhân sự chuyển từ corporate sang startup dễ bị "sốc nhịp" do sự chênh lệch quá lớn về tốc độ ra quyết định.

… phụ thuộc vào vị trí chiếc ghế bạn ngồi

Bên cạnh mô hình công ty, cấp bậc của bạn trên sơ đồ tổ chức chính là thước đo quyết định bạn nên nhanh hay chậm trong ngày đầu tiên.

Nếu bạn ở cấp độ Junior hay Mid-level thì thời gian thử việc nghiêng về nhịp độ hơn là tốc độ. Việc lao vào ôm đồm, chủ động nhận việc khó ngay từ ngày đầu rất dễ dẫn đến sai sót do chưa nắm rõ quy trình. Đồng thời, nó vô tình tạo ra một "kỳ vọng ảo" quá cao đối với quản lý trực tiếp. Vì vậy, Junior không nên "vào việc" theo nghĩa lao đi làm task ngay. Hãy "vào việc" bằng cách thiết lập quy trình: nắm rõ hệ thống công cụ, cách lưu trữ file, và quy trình phê duyệt của phòng ban.

Nhưng từ Senior trở lên thì câu chuyện lại khác rồi, thời gian thử việc của cấp cao không phải là 2 tháng để "học việc", mà là 2 tháng để chứng minh giá trị của bạn có tương xứng với mức lương tổ chức chi trả hay không. Nhiều người ở cấp độ này bị ném ngay vào một chiếc "ghế nóng" đang cháy dở: một dự án đang khủng hoảng, một team đang mất định hướng, hoặc một deadline chỉ còn cách vài tuần. Nên cấp độ Senior dù ở môi trường nào thì đa số cũng sẽ dễ bắt tay vào làm việc ngay, may mắn ở corporate thì được giải lao tầm 2 tuần đầu, còn ở startup đôi khi ngày thứ 2 đã phải bắt tay vào làm ngay là chuyện bình thường.

Công ty bỏ ra ngân sách lớn để tuyển nhân sự cấp cao là để họ mang giải pháp đến giải quyết vấn đề ngay lập tức. Senior phải chấp nhận "vào việc" ngay từ ngày đầu tiên, nhưng là ở tầng chiến lược: đọc báo cáo số liệu, gọi tên được "nỗi đau" (pain point) của hệ thống và đưa ra kế hoạch hành động (action plan) ngay trong tuần đầu tiên.

Vậy "vào việc" ngay ngày đầu tiên, nên hay không?

Thực tế, ứng viên như chúng ta, thử việc rồi thì hiếm khi có quyền lựa chọn tốc độ nhập cuộc. Công ty ném bạn vào một quy trình bài bản để ngồi đọc tài liệu, hay đẩy bạn vào một "bãi chiến trường" bắt ra việc ngay, đó nhiều khi không phải sự lựa chọn của chúng ta.

Vậy nên,

Nếu rơi vào thế phải "vào việc ngay": Đừng cắm đầu làm như một cỗ máy thiếu kiểm soát. Hãy "vào việc" bằng cách liên tục đặt câu hỏi, xác nhận lại mục tiêu với sếp để đảm bảo bạn đang dập đúng "đống lửa" ưu tiên, tránh việc hùng hục làm xong rồi phát hiện ra sai quy trình.

Nếu rơi vào thế onboard thư thả: Đừng ngồi chơi xơi nước hay tỏ ra sốt ruột. Hãy tận dụng thời gian này để "vào việc" tinh tế - ghi nhớ tên các stakeholder, đọc vị các mối quan hệ nội bộ và học thuộc lòng các quy trình phê duyệt.

Và vì tốc độ nhập cuộc phụ thuộc vào quá nhiều yếu tố khách quan, mỗi người rồi sẽ có một câu trả lời cho riêng mình dựa trên trải nghiệm thực tế.