Cách kết thúc email: Không đơn giản như bạn nghĩ

Trong thời kỳ hội nhập mạnh mẽ, người Việt càng có nhiều cơ hội tiếp xúc và làm việc với những đối tác đến từ các quốc gia khác nhau. Lúc này, tiếng Anh – ngôn ngữ chung cho những người có xuất xứ khác nhau – dần trở nên thông dụng hơn. Đặc biệt là nơi công sở, tiếng Anh thường được sử dụng như một ngôn ngữ mặc định trong nhiều cách giao tiếp, chẳng hạn như email.

Email thường được xem là phương tiện giao tiếp chính thức trong nhiều mô hình công việc và ngành nghề. Đây là ấn tượng đầu tiên mà bạn gửi đến nhà tuyển dụng; là gương mặt, là tiếng nói đại diện của bạn khi trao đổi với cấp trên hoặc đối tác.

Phần đông thường đầu tư cho phần đầu email vì cho rằng đó là những gì sẽ được đọc trước tiên và duy nhất. Thế nhưng, nếu không biết chọn cách kết email phù hợp, những nỗ lực phần trên của chúng ta sẽ bị ảnh hưởng. Người nhận sẽ cho rằng người viết chỉ muốn trình bày những gì mình cần và rời đi với một câu chào hời hợt, đôi khi có phần thiếu tôn trọng.

Không phải lúc nào chúng ta kết email với ‘Sincerely’ (Trân trọng) cũng phù hợp và không phải lúc nào ‘Thanks’ (Cảm ơn) cũng là phương án hiệu quả tối ưu như nhiều người vẫn nghĩ. Hãy cùng Vietcetera học hỏi về cách kết email chuẩn xác từ William Schwalbe, đồng tác giả cuốn “Send: Why People Email So Badly And How To Do It Better” để có thể tạo thiện cảm với người nhận nhé.

1. ‘Sincerely’ (trân trọng) chỉ dùng cho các mối quan hệ khách sáo

Sử dụng từ này để kết thúc email có nghĩa bạn đang nhìn nhận ‘đây là một mối quan hệ vô cùng trịnh trọng’ với đối phương. Cách chào tạm biệt này sẽ thích hợp cho các email xin việc, lần đầu trao đổi cùng khách hàng, hoặc khi liên hệ với cấp trên.

Tuy nhiên ‘sincerely’, ‘regards’, ‘yours truly’… không nên sử dụng để kết thúc email giữa những người vốn đã quen biết hoặc thân thiết. Chính sự trang trọng nhưng có phần xa cách của chúng sẽ làm đối phương đặt nghi vấn về mức độ thân thiết giữa bạn và họ.

“Nếu bỗng một ngày tôi bất ngờ gửi email cho bạn kèm từ kết ‘sincerely’, nghĩa là bạn đã làm điều gì đó khiến tôi bực mình và tôi muốn cho bạn thấy giữa chúng ta chỉ có công việc, không hơn,” Schwalbe chia sẻ.

2. Đừng ‘Thanks’ khi email của bạn đang có ý nhờ cậy

‘Cảm ơn’ là một trong những cách kết thư giúp người gửi có cơ hội nhận được phản hồi cao nhất do tính thực tế và thân thiện của nó. Thế nhưng không phải lúc nào “phép màu” đó cũng ứng nghiệm, đặc biệt đối với các email có nội dung yêu cầu hay nhờ cậy.

‘Cảm ơn’ hay ‘Cảm ơn trước’ (Thanks in advance) ở cuối email sẽ dễ khiến người đọc cảm thấy ‘bị bắt ép’ phải đồng ý hoặc thực hiện yêu cầu của người gửi. “Nói cảm ơn trước khi đối phương quyết định giúp bạn đồng nghĩa với việc bạn đang (vô tình hay cố tình) tạo áp lực theo một cách độc đoán, buộc họ phải làm điều gì đó cho mình,” tác giả giải thích.

3. ‘Cheers’, ‘Warmly’… là những từ kết nguy hiểm

Tuy được sử dụng tương đối thường xuyên trong các email công việc, nhưng thực tế đây lại là những từ kết buộc người gửi phải cân nhắc kỹ lưỡng, thậm chí hạn chế sử dụng khi giao tiếp.

Trong các cuộc họp mặt, ‘cheers’ được dùng như một cách chào hỏi, ăn mừng giữa những người thân thiết và bạn bè cùng trang lứa. Khi đưa vào email, dạng từ kết này cũng được dùng cho đối tượng tương tự. Người nhận sẽ không vui nếu họ nhận được một email xin lỗi vì trễ hạn định mà lại kết thúc bằng từ ‘cheers’ đâu.

Trường hợp của ‘warmly’ cũng đồng dạng như vậy. Để không vô tình tạo ấn tượng xấu, cách tốt nhất là không nên dùng những từ này trong email liên quan tới công việc.

4. ‘Best’ là phương án an toàn nhất

Trong cuốn sách của mình cùng David Shipley, William Schwalbe tin rằng ‘Best’ chính là công thức an toàn nhất cho phần lớn trường hợp bởi tính trung lập của nó — không quá thân thiết, cũng không quá trang trọng.

Khi dùng từ kết này, chúng ta không cần quá đắn đo về mối quan hệ với người nhận. Ngoài ra, bạn có thể dùng ‘best’ thay vì ‘thanks’ cho các email mang nội dung yêu cầu. Để tăng tính trang trọng, chúng ta có thể sử dụng ‘Best regards, All the best’… khi kết thúc email.

Tác giả Victoria Turk từng bật mí một ‘mẹo’ để trở thành người sử dụng email tinh tế trong cuốn “Digital Etiquette“của mình. Đó là bắt chước cách đối phương trình bày quan điểm và sử dụng từ ngữ trong những email trước đó. Cách này không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn hạn chế những hiểu lầm rằng ta đang “sửa lưng” họ.

5. Những điểm gây phản cảm khác cần tránh khi viết email

CEO của Bates Communications, Suzanne Bates và Nhà sáng lập của Execu Prov, Cherie Kerr, chia sẻ thêm về những lưu ý khi soạn thảo email mà nhiều người trẻ mắc phải.

Viết in hoa và in đậm

Nhiều người cho rằng in hoa câu chữ có tác dụng nhấn mạnh. Nhưng ngược lại, cách làm này khiến người đọc cảm thấy bạn đang hét lên với họ. “Ngay cả câu ‘Chúc một ngày tốt lành’ khi được viết in hoa và in đậm cũng sẽ làm người nhận cảm thấy đang bị mỉa mai,” Bates và Kerr tiết lộ.

Dùng biểu tượng cảm xúc

Bạn cần nhớ, email là một văn bản nghiêm túc, bất kỳ ký hiệu, biểu tượng cảm xúc nào cũng dư thừa và không thích hợp. Nhiều người cho rằng biểu tượng cảm xúc giúp thể hiện thái độ thân thiện. Nhưng đối với hai chuyên gia, đây là một việc làm mang tính rủi ro cao. Thay vì mạo hiểm, họ khuyên rằng bạn hãy thể hiện cảm xúc của mình thông qua từ ngữ.

Lạm dụng từ ngữ phóng đại mang tính chủ quan

Việc lạm dụng những từ như ‘thực sự’, ‘quá’, ‘rất’… trong email được Bates và Kerr đánh giá là việc làm kém tinh tế và khéo léo của người gửi. Chúng là những từ ngữ mang tính chủ quan, thể hiện nhận định một chiều và thiếu sức thuyết phục. Thậm chí, đôi khi chúng còn gây cảm giác bị áp đặt cho người đọc.