Một tuần "bỏ mọi thứ ra khỏi đầu" đã giúp tôi làm việc hiệu quả hơn thế nào?

Đã bao giờ bạn ước gì ngày dài thêm 24 tiếng để làm được nhiều việc hơn? Bạn gặp vấn đề với việc ghi nhớ những đầu việc cần làm? Hay bạn thấy mình khó mà hoàn thành được danh sách công việc (to-do list) dù đã làm việc miệt mài?

Nếu đang gặp phải những vấn đề trên thì David Allen - nhà tư vấn về làm việc năng suất sẽ cho bạn câu trả lời, cụ thể là: Thứ bạn thiếu không phải thời gian mà là một kế hoạch hoàn thành công việc hiệu quả. Từ đó, ông cho ra đời phương pháp Get Things Done (GTD, tạm dịch: Hoàn thành mọi việc).

1. Get Things Done là gì?

Get Things Done (GTD) là phương pháp quản lý công việc, đã được David Allen sáng tạo và giới thiệu qua quyển sách cùng tên vào năm 2001.

Hiểu cũng như thực hiện đúng phương pháp này, những việc chúng ta nên làm và phải làm đều sẽ được thoát ra khỏi dòng suy nghĩ. Từ đó, chúng ta giảm được stress, giải phóng ‘không gian’ trong não bộ, để có thể dùng năng lượng cho những hoạt động thiết thực khác.

GTD gồm 5 bước:

1. Ghi lại (Capture): Tổng hợp những việc cần làm dưới bất kỳ hình thức nào. Viết vào sổ tay, sử dụng các app ghi nhớ công việc hoặc thu âm những việc cần giải quyết nhưng vẫn ‘quanh quẩn’ trong đầu bạn.
2. Làm rõ (Clarify): Các công việc này có thể hoàn thành không? Nếu có, quyết định cách hoàn thành. Nếu không, quyết định xem việc đó có thể bỏ qua hay được giải quyết sau. Từ đó tạo ra một danh sách các việc cần phải làm.
3. Sắp xếp (Organize): Sắp xếp các công việc và sàng lọc vào 3 nhóm: dự án (project), thời gian (time), và nội dung (context). Ví dụ: bạn có bài thuyết trình nhóm (dự án) vào thứ hai (thời gian) và bạn cần kiểm tra tiến độ của bạn A (nội dung).
4. Thực hiện (Engage).
5. Duyệt lại (Review): Luôn kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch dựa trên tiến độ và chất lượng công việc hiện tại. David Allen gợi ý xem lại kế hoạch theo tuần và với những mục tiêu ngắn hạn thì theo tháng.

Ngoài ra, 2 lưu ý sau sẽ giúp bạn thực hành GTD hiệu quả hơn:

• “Bước tiếp theo làm gì?”: Ở bất kì bước nào của phương pháp GTD, câu hỏi này đều được lặp lại. Câu hỏi này giúp bản thân xác định được những bước phải làm để công việc được giải quyết đúng mục tiêu.
• Quy tắc 2 phút: Với các công việc có thể hoàn thành trong 2 phút, thì hãy làm ngay lập tức.

2. Một tuần trải nghiệm phương pháp này của tôi như thế nào?

Tôi hiện nay là sinh viên ngành Tâm Lý Học tại Hà Lan. Tôi quyết định áp dụng phương pháp GTD trong vòng 1 tuần trước bài kiểm tra cuối khóa.

Đây là bài kiểm tra môn Educational Psychology (tâm lý học giáo dục). Để chuẩn bị cho bài kiểm tra, tôi phải đọc và học sách giáo khoa (khoảng 100 trang) và 13 bài báo khoa học.

Sau đây là chi tiết về những trải nghiệm của tôi trong 1 tuần áp dụng GTD:

Vào ngày đầu tiên, tôi thực hiện bước 1 (ghi lại) và bước 2 (làm rõ) khá thuận lợi vì vốn dĩ đã quen với việc lên danh sách những việc cần làm.

Tuy nhiên ở bước 3, tôi chỉ đơn giản viết xuống những công việc nào có giới hạn về thời gian và ưu tiên làm việc này. Tôi không chia theo mục dự án/thời gian/nội dung vì cho rằng bản thân đã hiểu rõ những gì phải làm.

Kết quả là tôi đã thất bại trong việc bắt tay vào làm (bước 4). Ngoài ra, tôi đã không kiểm tra lại công việc vì đánh giá thấp tầm quan trọng của điều này.

Ở ngày đầu tiên, GTD của tôi nhìn không khác một to-do list bình thường là mấy với những những công việc được viết theo thứ tự ưu tiên. Và dĩ nhiên, kết quả là tôi lại không thể hoàn thành hết các đầu việc đã đặt ra.

Sau thất bại này, tôi bắt tay chỉnh sửa lại GTD từ ngày 2 trở đi. Tôi bắt đầu với một chu trình phân loại công việc như GTD gợi ý, viết ra một kế hoạch cụ thể hơn, và thường xuyên check lại bản kế hoạch trong ngày.

Sau một vài ngày miệt mài điều chỉnh thì vào ngày thứ 5, ghi chú của tôi nhìn hệ thống hơn, rõ ràng và cụ thể hơn. Kết quả là ngày thứ 5 tôi hoàn thành hết mục tiêu trong danh sách.

Tôi nhận thấy, việc xả toàn bộ những gì giữ trong đầu và ghi hết công việc ra giúp tôi không còn cảm thấy lo lắng khi có quá nhiều việc để làm. Từ đó tôi giải quyết những công việc nhỏ, dễ quên hiệu quả hơn.

3. Bài học rút ra sau một tuần thực hiện

Đừng để mọi thứ trong đầu, dù việc đó có nhỏ đến đâu

Tôi đã phạm phải lỗi lớn nhất mà David Allen đã nói, đó chính là để nhiều thứ ở trong đầu. Việc biết bản thân cần phải làm gì, nhưng không đủ thông tin về cách làm, giờ làm, khiến mọi thứ trở nên mông lung hay rối rắm theo thời gian. Kết quả là tôi lại bị kẹt trong một mớ hỗn độn những đầu việc không thể giải quyết xuể.

Ngoài việc nghiêm khắc tuân thủ phương pháp, tôi đã quyết định dán bản kế hoạch lên trên laptop và đặt đồng hồ để nhắc mình kiểm tra danh sách công việc cứ 3 tiếng một lần.

GTD không phải là một check-list công việc

GTD là một phương pháp phức tạp hơn là việc tạo ra một danh sách công việc. GTD gồm 5 bước mà tất cả các bước đều yêu cầu một sự đầu tư lớn. Nếu chỉ làm bước 1 trong chu trình 5 bước, chúng ta sẽ không thực sự hiểu rõ phải làm gì và làm như thế nào.

Tham khảo cách thực hiện GTD trên YouTube, thực hiện đúng 5 bước của chu trình, dành thời gian tối thiểu 5 phút để sắp xếp công việc mỗi ngày và để bên cạnh biểu mẫu quá trình GTD để tham khảo là những cách đơn giản nhưng hiệu quả giúp tối ưu trải nghiệm của tôi.

4. Tổng kết

Sau một tuần trải nghiệm, điểm tôi thích nhất ở GTD đó chính là quan điểm ‘bỏ mọi thứ ra khỏi đầu’, kèm theo đó là các nguyên tắc rất đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả như quy tắc 2 phút, câu hỏi ‘bước tiếp theo làm gì’ và bước thứ 5 (duyệt lại).

GTD rất phù hợp với những người có vấn đề với to-do list hoặc chủ quan về khả năng sử dụng thời gian của mình (như tôi chẳng hạn).

Tuy nhiên, cá nhân tôi cho rằng nếu bạn nắm rõ công việc của mình và vấn đề chính nằm ở việc thật sự bắt tay vào làm, thì GTD chưa giải quyết được điều đó ngay lập tức. Bạn có thể tham khảo một vài lời khuyên về cách ngừng trì hoãn để kết hợp với GTD.

Để xây dựng được phong cách làm việc hiệu quả, hãy trải nghiệm các phương pháp khác nhau và cá nhân hóa chúng để có cho mình một phương pháp phù hợp nhất.