Trước thập niên 1950, thiết kế của hầu hết các văn phòng tại Mỹ đều khá là đơn điệu. Nhân viên phải ngồi đúng vị trí tại dãy bàn ghế được sắp xếp thẳng tắp theo hàng, thực hiện những thao tác công việc không biến chuyển gì mấy theo thời gian, dưới sự giám sát chặt chẽ của người quản lý luôn đi lại giữa các hàng ghế. Nói cách khác, các nhà điều hành đã đem mô hình hoạt động của chuỗi dây chuyền sản xuất trong nhà máy để ứng dụng vào không gian công việc bàn giấy.
Sau nhiều năm, cách sắp xếp trên vẫn không có nhiều thay đổi. Hành trình thay đổi nhận thức về thiết kế môi trường làm việc phải kể đến nỗ lực của Milton Hershey, nhà sáng lập thương hiệu chocolate Hershey, khi ông cho xây dựng một mô hình kiểu mẫu gồm trường học và khu vui chơi giải trí nhằm phục vụ cho công nhân làm việc tại nhà máy vào năm 1905.
Tiếp đến là Bell Labs, trung tâm nghiên cứu và phát triển công nghệ vang danh một thời. Vào thời hoàng kim trong những năm 1960, Bell Labs có đến 15.000 nhân viên (trong đó 12.000 người sở hữu bằng Tiến sĩ), giúp cho ra đời vô số những phát minh như tia laser, tấm pin năng lượng mặt trời, và mạng lưới di động. Giám đốc Mervin Kelly chính là người luôn khuyến khích sự kết nối và tương tác giữa các thành viên trong công ty. Tại trụ sở của Bell Labs, các hành lang được thiết kế rất dài với chủ đích nâng cao cơ hội tương tác giữa các kỹ sư, nhà khoa học, nhân viên sản xuất và bán hàng khi di chuyển trong tòa nhà. Nhờ vậy, mối liên hệ giữa không gian được thiết kế thông minh với năng suất làm việc sáng tạo ngày một hiện rõ trong tiềm thức các nhà quản lý nói chung.
Vào đầu thập niên 2000, khi sự phát triển của công nghệ dần thay đổi tính chất công việc thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề, cách thiết kế không gian làm việc như thế nào để nâng cao hiệu quả và sáng tạo của nhân viên trở thành mối lưu tâm lớn, cần được suy xét nghiêm túc. Trong cuốn sách “Offices at Work: Uncommon Workplace Strategies that Add Value and Improve Performance”, tác giả Franklin Becker đã nhận định: “Ngày nay, giá trị của nhân viên không còn chỉ còn gói gọn trong các mặt hàng tiêu dùng đi ra từ nhà máy, mà ngày càng được đo lường bởi tri thức và chất xám. Vì thế, các yếu tố như dòng chảy thông tin, sự hợp tác và sáng tạo giữa người với người đóng vai trò cực kỳ then chốt trong một tập thể. Nếu bạn đi theo phương thức cũ – quyết định tiết kiệm chi phí đầu tư vào không gian làm việc thoải mái, khiến nhân viên không có nhiều cơ hội giao tiếp với nhau – điều đó có thể gây ra tác hại khôn lường.”
Google là một trong những cái tên tiên phong khi nhắc đến môi trường làm việc tân tiến. Họ ưu tiên loại bỏ rào cản ngăn cách nhân viên, nhằm thúc đẩy sự tương tác và sáng tạo nội bộ. Bên trong tòa văn phòng của hãng tại Manhattan – New York, các tầng lầu đều được kết nối với nhau bằng một cầu thang bộ. Thậm chí, các kỹ sư phần mềm còn có thể tự thiết kế bàn làm việc riêng của mình. Trao đổi với tờ The New York Times, một nhà đại diện của Google đã chia sẻ, công ty đang hướng đến mục tiêu xây dựng nên môi trường làm việc vui vẻ và sáng tạo nhất thế giới.
Dù những “ông lớn” như Google đã tạo nên các bước tiến trong việc cải tiến không gian làm việc, nhưng trên thực tế, văn phòng mở không phải là xu hướng mà ai ai cũng đón nhận. Gần đây, một bộ phận giới văn phòng trên thế giới đã lên tiếng đòi lại quyền riêng tư trong không gian làm việc. Theo quan sát của tờ Wall Street Journal, các văn phòng hiện đang hạn chế bớt những đặc tính làm nên không gian mở, với dự định thiết lập nên các khu vực làm việc yên tĩnh hơn, thậm chí là chống ồn, để giúp nhân viên không bị sao nhãng.
Đó là thực trạng tại Mỹ. Vậy ở Việt Nam, xu hướng không gian làm việc mở hiện có tác động ra sao đến các nhà quản lý và nhân viên? Liệu các thiết kế văn phòng trong nước có tìm được điểm cân bằng giữa việc tạo cơ hội tương tác và sáng tạo nhiều hơn trong nội bộ, đồng thời giúp nhân viên không đánh mất sự tập trung khi làm việc?
Câu trả lời có thể được tìm thấy tại District Eight, một công ty nội thất theo phong cách công nghiệp hiện đại, hoàn toàn được thiết kế và sản xuất trong nước. Bên cạnh những sản phẩm nội thất như ghế ngồi, bàn làm việc… thương hiệu còn sản xuất dòng vật dụng giải trí trong nhà, với nét biến tấu rất riêng và đậm tinh thần đương đại. Theo Marcus Loke – Giám đốc Sản xuất của District Eight, công ty đã cho ra đời dòng sản phẩm kể trên từ năm 2012. “Sản phẩm đầu tiên mà chúng tôi sản xuất là chiếc bàn chơi bi lắc (foosball). Nó là sự kết hợp từ các vật liệu đa dạng, gồm đá hoa cương cho mặt bàn, gỗ tái chế cho phần thân, cùng thép, đồng, và nhôm cho những bộ phận khác,” Marcus cho biết.
Trước khi gia nhập District Eight, Marcus từng làm việc trong lĩnh vực nội thất “high-risk” – tức sản xuất những món đồ nội thất dành cho trẻ em dưới 16 tuổi. Trước khi bày bán ra thị thường, chúng phải đáp ứng được những tiêu chuẩn giám sát cực kỳ nghiêm ngặt tại Mỹ. Anh đã đem sự tận tâm cùng kinh nghiệm tích lũy được vào công việc của mình tại District Eight. “Ngoài những yếu tố căn bản như kích cỡ, chúng tôi có nhiều tự do hơn so với mảng nội thất high-risk. Nhưng với nhiều bộ phận không cố định và góc cạnh trong các sản phẩm mà chúng tôi làm ra, việc lưu tâm đến những tiểu tiết nhỏ là điều vô cùng quan trọng,” anh nhấn mạnh.
Bên cạnh chiếc bàn bi lắc, District Eight còn cho ra đời chiếc bàn chơi đẩy đĩa (shuffleboard) và bàn chơi bóng bàn. Có đợt, một khách hàng người Singapore còn đặt hàng công ty thiết kế bàn chơi mạt chược, sau khi nhận xét rằng đội ngũ chỉ sản xuất bàn chơi poker. “Bàn poker có dáng tròn, còn bàn mạt chược lại vuông vức ở 4 góc cạnh cho 4 người chơi. Đồng thời, chúng phải dễ dàng dịch chuyển, đặc biệt là tại những thành phố có mức giá bất động sản đắt đỏ như Singapore,” Marcus giải thích. “Tuy vậy, chiếc bàn mạt chược của chúng tôi vẫn giữ nguyên phong cách công nghiệp hiện đại đặc trưng, kết hợp các chất liệu gắn liền với thương hiệu. Dù trông đẹp mắt, nhưng nó rất nặng, hoàn toàn không phù hợp với một căn hộ điển hình tại Singapore, nơi các vật dụng trong nhà thường bị dịch chuyển liên tục.”
Marcus có thể quan sát trực tiếp tác động tích cực mà những thiết bị giải trí trên mang lại cho mọi người tại trụ sở chính của District Eight. Lầu 3 của tòa nhà văn phòng là nơi bạn sẽ thấy chiếc bàn bóng bàn và bi lắc của thương hiệu. “Tại đây, bạn sẽ không cần nhìn đồng hồ để biết giờ nghỉ trưa đã đến. Cứ đúng 12 giờ, tiếng huyên náo sẽ phát ra từ những ‘trận chiến’ trên bàn bóng,” anh cười bảo. “Ai cũng xếp hàng, nôn nóng chờ đến lượt chơi. Nhờ vậy, mọi người trở nên gắn bó, khăng khít với nhau hơn.” Marcus thừa nhận bóng bàn là trò anh chơi giỏi nhất, nhưng bản thân vẫn không phải là nhà vô địch tại văn phòng. “Tôi có kỹ thuật tốt, nhưng lại không chơi đều đặn. Trái lại, các thành viên khác tuy kém hơn về mặt kỹ thuật, nhưng vì chơi thường xuyên nên họ thắng nhiều hơn,” anh lắc đầu đầy tiếc nuối.
Những thiết bị trò chơi của District Eight cũng đã có mặt tại quầy căn-tin của văn phòng công ty bảo hiểm AIA, tọa lạc trong tòa nhà Saigon Center. Không gian tại đây được The Lab Saigon thiết kế, nhằm truyền tải tinh thần sáng tạo trong các hoạt động của công ty tại Việt Nam. Để hiện thực hóa tầm nhìn trên, Giám đốc sáng tạo Tuân Lê của The Lab Saigon đã đề xuất hàng loạt những thay đổi: Biến khu vực lễ tân thành vườn trong nhà, tận dụng cầu thang rộng rãi thành khu vực họp mặt mở, kết hợp chức năng phòng họp thành không gian tổ chức sự kiện, cũng như khu vực cà phê thành không gian giải trí. “Chúng tôi chọn dùng các thiết bị trò chơi của District Eight cho văn phòng của AIA không chỉ vì tính năng thư giãn, tương tác mà chúng có thể đem lại cho nhân viên tại đây, mà còn bởi khi không ai sử dụng, bản thân chúng vẫn là những món đồ nội thất trang trí tuyệt đẹp,” Tuân Lê chia sẻ.
Giám đốc Tài chính của AIA – Lý Nhơn, cũng đồng tình với quan điểm trên. “Ấn tượng đầu tiên của tôi khi nhìn thấy bàn bi lắc và bàn đẩy đĩa là chúng có thiết kế rất tinh tế, chỉnh chu. Chúng trông như sản phẩm trang trí nội thất hơn là thiết bị giải trí đa dụng.” Tương tự như Marcus tại District Eight, anh cũng nhận thấy tác động tích cực mà không gian làm việc mở đem lại cho nhân viên. Bên cạnh việc lắp đặt các sản phẩm giải trí từ District Eight, văn phòng của AIA còn tạo điều kiện để mọi người có chỗ ngồi làm việc tự do, cũng như thiết kế sao cho không gian rộng rãi và thoáng đãng nhất có thể. “Khi bước vào văn phòng mới này, bạn sẽ ngay lập tức cảm nhận rõ hơn tinh thần sáng tạo và cải tiến mà chúng tôi đang thúc đẩy,” Lý Nhơn chia sẻ. “Nó hoàn toàn đối lập với văn phòng cũ của chúng tôi, khi mà mọi người phải làm việc tại những chỗ ngồi cố định có vách ngăn, hay những buổi họp thường được tổ chức trong các căn phòng khép kín, khô khan. Đây quả thực là sự thay đổi toàn diện với AIA.”
Theo thời gian, vị Giám đốc tài chính của AIA càng cảm nhận rõ lợi ích mà các vật dụng giải trí của District Eight đem lại cho đội ngũ trong văn phòng. “Các thành viên đều đánh giá cao nỗ lực thúc đẩy sự sáng tạo và tương tác mà chúng tôi tạo ra trong không gian làm việc mới này,” Lý Nhơn mỉm cười. “Điều này cũng giúp nhân viên củng cố niềm tin rằng tổ chức mà họ đang cống hiến luôn sẵn sàng đón nhận những ý tưởng mới, nhằm đem lại sự an tâm và hài lòng nhất cho chính họ.”
Giám đốc Bộ phận Nghiên cứu Âm thanh Dave Matthews của Bell Labs từng chia sẻ: “Bell Labs đại diện cho một thời kỷ nguyên vàng.” Nếu như thời hoàng kim của Bell Labs đã qua, thì với Việt Nam, mọi thứ đang chỉ mới bắt đầu. Mạng lưới khởi nghiệp đang hình thành và phát triển nhanh chóng, cùng với đó là các thương hiệu nội địa cao cấp đang vươn mình ra thị trường quốc tế. Ngày nay, những doanh nghiệp tiềm năng này đang tạo dựng tương lai tại các văn phòng hiện đại, mang trong mình tinh thần và triết lý vốn từng giúp Bell Labs trở thành một biểu tượng vang danh thị trường.
Xem thêm:
[Bài viết] Không gian làm việc của Vietcetera: Nơi khởi nguồn của những câu chuyện