Trong các tình huống giao tiếp hằng ngày, sẽ không ít lần bạn rơi vào trường hợp người nghe không hiểu ý bạn muốn nói, hay thậm chí chả muốn nghe bạn nói.
Điều gì gây khó khăn trong việc truyền đạt từ người nói và việc hiểu vấn đề từ người nghe?
Thực ra có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới vấn đề này từ cả 2 phía, nhưng chúng ta có thể lưu ý những điểm sau để việc truyền đạt thuyết phục trở nên tốt hơn.
1. Tạo "khúc dạo đầu"
Small talk (chào hỏi xã giao, trò chuyện phiếm) có thể được xem là “khúc dạo đầu” tốt cho cuộc trò chuyện, và là kỹ năng cần thiết trong giao tiếp và truyền đạt nội dung. Small talk là chất xúc tác tạo sự gần gũi, thân quen, kết nối đối tượng giao tiếp tốt hơn, và từ đó khơi mào những đoạn hội thoại quan trọng.
Có nhiều cách dạo đầu trong giao tiếp. Bạn có thể bắt đầu với các chủ đề khuyến khích người nghe trả lời, ví dụ:
- Hỏi thăm về cuộc sống hàng ngày như sức khoẻ, bạn bè, gia đình;
- Hỏi về tin tức và sự kiện đang nóng như thể thao, giải trí, vấn đề xã hội;
- Nói về những chủ đề mà hai người cùng hứng thú, nhằm tạo sự đồng điệu nhanh hơn.
Tránh mở đầu cuộc trò chuyện bằng lời tiêu cực hay bàn về vấn đề tiêu cực, nhạy cảm với người nghe. Ví dụ như trang phục không phù hợp hay tính cách/thành tích không hay của cá nhân nào đó. Nhập đề cách này có thể khiến người nghe không thoải mái và cởi mở.
Trong một nghiên cứu về quan hệ trong công sở, ⅔ nhân viên sẵn sàng giao tiếp với đồng nghiệp nếu họ thể hiện các thông điệp tích cực, vui vẻ hơn là các thông tin tiêu cực, buồn rầu.
Hãy mở đầu tích cực, và có lời khen khéo léo một chút để dễ tạo thiện cảm.
2. Xác định nội dung chính và tránh làm nhiễu bằng các chủ đề không liên quan
Nội dung chính của cuộc trò chuyện sẽ chiếm sóng thảo luận khi hai bên bàn luận về các khía cạnh xung quanh một chủ đề, và thông điệp chính được lặp lại nhiều lần.
“Khúc dạo đầu” tốt sẽ giúp bạn nhập đề dễ dàng. Nhưng việc truyền đạt nội dung chính sẽ dễ lệch pha khi chúng ta tập trung nói quá nhiều các chuyện bên lề. Điều này khiến cuộc trò chuyện trở nên lan man, và chủ đề quan trọng được thảo luận ít hơn.
Với kinh nghiệm cá nhân, tôi thường áp dụng quy tắc 20-60-20: 20% thời gian đầu cho “khúc dạo đầu,” 60% thời gian tiếp theo cho vấn đề chính, và 20% thời gian cuối cùng cho việc tổng kết lại các đúc kết quan trọng của vấn đề. Sau đó ta có thể tiếp tục các câu chuyện bên lề còn dang dở.
3. Đặt mình vào tình huống của đối phương
Thành ngữ có câu “Đi với Bụt mặc áo cà sa, đi với ma mặc áo giấy.” Khi giao tiếp với một người, hãy trở nên đồng cảm và hiểu những tình huống mà họ đã, đang và có thể gặp phải.
Đồng cảm giúp chúng ta kết nối với đối phương về mặt cảm xúc. Nắm bắt được tình huống sẽ giúp chúng ta đưa ra giải thích một cách khách quan, giúp cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả và thuận lợi.
Hãy cởi mở về việc bạn cũng ở trong hoàn cảnh tương tự, cũng đã có những trải nghiệm tương tự. Khi biết bạn cũng giống như họ, người nghe sẽ dễ cởi mở ngược lại, khiến cuộc trò chuyện thêm sâu sắc.
Với những tình huống hay chủ đề mà bạn chưa từng trải, bạn có thể học cách lắng nghe thấu cảm. Lắng nghe thấu cảm là khi bạn toàn tâm thấu hiểu đến câu chuyện và cảm xúc của đối phương. Lắng nghe thấu cảm tập trung vào việc động viên và hỗ trợ thay vì đưa ra lời khuyên hay phán xét.
4. Đưa ra ví dụ hay tình huống cụ thể
Luận điểm nào cũng cần dẫn chứng. Việc truyền đạt sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn đưa ra những ví dụ cụ thể giúp người nghe dễ tưởng tượng và liên hệ thực tế. Ví dụ nên gần gũi với cuộc sống, công việc hay hoàn cảnh của người nghe để họ có thể nắm bắt vấn đề nhanh hơn.
Ví dụ, bạn muốn thuê căn hộ A vì nó gần công ty. Dẫn chứng của bạn sẽ là: “Nếu cần phải đi họp gấp thì thời gian di chuyển sẽ nhanh hơn.”
5. Có thái độ phù hợp
Sẽ chẳng ai muốn nghe bạn nói nếu bạn tiếp cận cuộc trò chuyện với thái độ không phù hợp.
Những phong thái trò chuyện như tự tin, xúc động, nghiêm túc hay vui vẻ sẽ giúp người nghe điều chỉnh tâm trạng, tạo ra sự hài hoà giữa hai bên khi giao tiếp.
Với các đề tài chính trị, xã hội, nên có thái độ nói chuyện rõ ràng, dứt khoát và cởi mở chia sẻ nhằm tạo sự đồng thuận hay phản biện. Với các đề tài gia đình, tình cảm, bạn bè, hãy có thái độ toàn tâm chú ý trong việc chia sẻ, lắng nghe, động viên và khích lệ.
Đồng thời, không nên vào vấn đề quá chính quá nhanh nếu chúng ta cảm thấy người nghe chưa bắt nhịp được hay chưa sẵn sàng để tiếp nhận thông tin. Tương tự như khúc dạo đầu, hãy nhắc đến những thứ mà người nghe có hứng thú, các câu chuyện hay chủ đề có cùng sự quan tâm.
Và đừng quên chú ý tới ngôn ngữ cơ thể của cả bạn và đối phương. Hãy mỉm cười, nhìn vào mắt, chạm vào vai khi nói chuyện để đối phương cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe. Từ đó, bạn sẽ tạo được sự tin cậy và cởi mở để lôi cuốn cả hai vào những cuộc trò chuyện ý nghĩa.